Procurement Specialist (#628)

We are seeking a leader for the Contract Review & Management Unit, responsible for overseeing procurement contract reviews and company-wide contract management. In this role, you will drive the maintenance and continuous improvement of review quality, develop team members, and coordinate with key internal and external stakeholders. Beyond reviewing contracts, you will collaborate with business teams, sourcing, legal, external counsel, and global and regional stakeholders to assess contractual risks associated with critical transactions and major projects and propose practical solutions. This position offers an opportunity to leverage your expertise in contract management while expanding your leadership experience in team management, operational standardization, review process enhancement, and the effective use of technology.

Key Responsibilities

1. Management of the Contract Review & Management Unit

• Oversee the progress, quality, and prioritization of contract review activities as the unit leader.

• Review the work of first-level reviewers and provide guidance, approvals, and escalations as necessary.

• Develop team members, promote knowledge sharing, and standardize review methodologies and assessment criteria.

2. Procurement Contract Review and Advisory

• Draft, review, and revise procurement contracts, providing practical advice to business stakeholders.

• Identify and assess legal and operational risks associated with major projects, critical transactions, and complex contractual matters to support informed business decisions.

• Collaborate with internal stakeholders, sourcing teams, and external counsel during contract negotiations.

3. Stakeholder Collaboration and External Counsel Management

• Coordinate and collaborate with global stakeholders, including teams in the United States and Asia-Pacific regions.

• Manage external law firm engagements, including work requests, progress monitoring, deliverable reviews, and cost and quality control.

4. Process Improvement, Operational Management, and Systems

• Improve the operation of contract review and management systems, provide user support, and enhance the quality of contract data and case management.

• Assess the impact of regulatory changes and internal policy updates on contract review processes, templates, and operational procedures, and implement necessary changes.

• Explore and promote the use of AI and digital tools to improve review efficiency, knowledge management, and reporting capabilities.

Required Qualifications

• At least 10 years of hands-on experience in contract-related work within legal, contract management, procurement, compliance, or a related function.

• Proven experience in contract drafting, review, risk analysis, and providing advice to internal stakeholders.

• Strong coordination and communication skills, with the ability to engage multiple stakeholders and drive matters forward.

• Demonstrated leadership experience in team guidance, review oversight, and maintaining operational quality.

• Advanced Japanese reading, writing, and communication skills, with the ability to handle emails, meetings, and document reviews in English.

Preferred Qualifications

• Experience as a people manager or team lead.

• Experience working in financial institutions, insurance companies, global organizations, or regulated industries.

• Experience improving operations through contract management systems, workflow solutions, AI tools, or other digital technologies.

JAPANESE VERSION

調達契約の審査および全社の契約管理を担う契約審査・管理ユニットにおいて、リーダーとして案件品質の維持・向上、メンバー育成、関係部門との調整を推進いただくポジションです。契約書レビューにとどまらず、ビジネス部門、ソーシング、法務、外部弁護士、グローバル・リージョナル担当者と連携し、重要案件やプロジェクト案件における契約上のリスク整理、実務的な解決策の提案、意思決定の支援に携わっていただきます。これまで培ってきた契約実務の専門性を活かしながら、チーム運営、業務標準化、審査プロセスの高度化、システム活用など、リーダーとしての経験をさらに広げられる機会があります。

主な職務内容

1. 契約審査・管理ユニットのマネジメント

• ユニットリーダーとして、契約審査業務の進捗管理、品質管理、優先順位付けを行う。

• 一次審査者のレビュー結果を確認し、必要に応じて助言・承認・エスカレーションを行う。

• メンバーの育成、ナレッジ共有、審査観点およびレビュー基準の標準化を推進する。

2. 調達契約の審査・助言

• 調達契約のドラフティング、レビュー、条項修正を行い、ビジネス部門に対して実務的なアドバイスを提供する。

• プロジェクト案件、重要案件、複雑な契約案件について、法的・実務的な観点からリスクを整理し、関係部門の意思決定を支援する。

• 契約交渉において、社内ステークホルダー、ソーシング担当者、外部弁護士等と連携する。

3. 関係者との連携・外部弁護士の管理

• 米国およびアジア太平洋地域を含むグローバル・リージョナル担当者との連携・調整を行う。

• 法律事務所への業務委託について、依頼内容の整理、進捗確認、成果物の確認、コストおよび品質管理を行う。

• 契約審査・管理システムの運用改善、ユーザーサポート、契約データおよび案件管理の品質向上に取り組む。

• 法令改正や社内ルールの変更が契約審査プロセス、テンプレート、運用手順に与える影響を確認し、必要な対応を推進する。

• AIやデジタルツールを活用したレビュー業務の効率化、ナレッジ管理、レポーティングの高度化を検討・推進する。

必須要件

• 法務、契約管理、調達、コンプライアンス等の部門において、契約関連業務の実務経験を10年以上有すること。

• 契約書のドラフティング、レビュー、リスク分析、社内関係者への助言経験を有すること。

• 複数の関係者を巻き込み、案件を円滑に進める調整力・コミュニケーション力を有すること。

• メンバー指導、レビュー、業務品質管理など、リーダーシップを発揮した経験を有すること。

• 日本語での高度な読み書き・説明能力を有し、英語でのメール、会議、資料確認に対応できること。

歓迎要件

• ピープルマネジメントまたはチームリードの経験。

• 金融機関、保険会社、グローバル企業、規制業種での勤務経験。

• 契約管理システム、ワークフローシステム、AIツール等を活用した業務改善経験。